Når man skal skrive et brev, har det er betydning om brevet er personligt eller formelt. Når man skriver et personligt brev, er modtageren en man kender, og sproget er almindeligt og frit. Når man skriver et formelt brev, kan det være til en instans som f.eks.: en skole, et firma, et lægehus eller et advokatkontor, og sproget er velformuleret og høfligt.
Det personlige brev
Er ofte skrevet med et formål. Afsenderen af det personlige brev, ønsker at informere om noget. Formålet kan også være, at afsenderen ønsker at modtageren forholder sig til noget, og nogle gange ønsker afsenderen også at få en reaktion, på det modtageren skal forholde sig til.
Sproget i det personlige brev er hverdagsagtigt, subjektivt og beskrivende, og afsenderen kan være mere fri med sine tanker og følelser, da modtageren oftest er en afsenderen, kender i forvejen. I et personligt brev kan det lyde som om afsenderen ”taler” til modtageren, som hvis det var en almindelig samtale.
Måden man starter det personlige brev, kan være ”kære” eller ”hej”, og hvis det er en man er rigtig tæt med, kan man også skrive ”sødeste” eller ”smukkeste”. Det er det personlige forhold, der er mellem afsender og modtager, der afgør tonen i brevet. Men det er oftest meget uformelt.
Når det kommer til opstillingen i det personlige brev, er det meget frit. Der er ingen grænser eller begrænsninger ift. layout, farver og stil.
Det formelle brev
I denne type brev er der forskellige krav. Standardkrav er, at brevet indeholder:
Informationer om hvem afsenderen er.
Hvem modtageren er.
En overskrift der fortæller om hensigten med brevet.
Sted og dato for afsendelsen af brevet.
Høflig afslutning på brevet
Og en signatur.
Modtagers navn, adresse og eventuel titel, plejer at være i toppen i venstre side, i brevet. For afsenderen er det i bunden af brevet, under afsenderens afslutningshilsen og signatur.
Overskriften på brevet er vigtig, da det fortæller om hensigten med brevet. Det skal være velformuleret og direkte.
Dato og sted plejer at stå øverst i højre side. Grunden til det, er at formelle breve kan bruges som dokumentation, hvis det indeholder information eller er en henvendelse, som skulle være sendt, indenfor et givent tidspunkt.
Ift. tonen og indholdet i brevet, afhænger det af modtageren. Et formelt brev er velformuleret og høflig og tager højde for, hvad man ønsker modtageren, får ud af brevet. Det indeholder ikke følelser eller beskrivelser. Et formelt brev er objektivt og forklarende. Man skriver ikke et formelt brev for sjovt, eller som en sjov indskydelse, men fordi man har et bestemt ønske og formål med brevet. Der er et klart mål med et formelt brev, og ingen udenomssnak eller tvetydig information. Det er præcist, direkte og skarpt, så hensigten med brevet, ikke kan misforstås.
Ift. layout af det formelle brev, er der lagt vægt på læsevenlighed. Brevet og dets indhold skal være overskueligt, og hvis det er langt og med mange informationer, anvendes der f.eks.: indholdsafsnit, sidekolonner, punktopstilling eller nummeropstilling.
Personligt brev vs. formelt brev
Uanset om det personlige- eller formelle brev er i papirform eller på e-mail, er der nogle klare retningslinjer, der gør dem forskellige fra hinanden. Og det, at de er så forskellige fra hinandens, nærmest hinandens modsætninger på flere punkter, kan også gøre det lettere at huske på kravene til dem.
Personligt brev – Layout er uden krav.
Formelt brev – Mange krav.
Personligt brev – Tonen er fri, subjektiv og beskrivende.
Formelt brev – Tonen er høflig, velformuleret, objektiv og forklarende.
Personligt brev – Modtager er en personlig relation.
Formelt brev – Modtager er ikke en personlig relation.
Kilder:
Skrevet af Daniela Nordgård – SoMe- og CC-praktikant